O que é a metodologia 5s?

Um sistema de gestão de qualidade é fator essencial para a organização e crescimento de uma empresa.

Para auxiliar nesse processo, existem métodos desenvolvidos especialmente para garantir o aperfeiçoamento dos mais diversos aspectos que compreendem o sucesso de uma organização.

Uma dessas táticas é a metodologia 5s, um sistema de gestão de qualidade usado como um plano estratégico para promover melhorias em todos os âmbitos da empresa. 

A metodologia 5S foi criada no Japão e consiste no trabalho de 5 aspectos, chamados de Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Tem o objetivo de melhorar a organização, limpeza, produtividade e segurança no ambiente de trabalho ou em qualquer atividade pessoal. 

Vamos entender melhor como funciona a metodologia 5S, a partir de cada palavra:

Seiri

O Seiri tem a ver com o senso de utilização.

Envolve analisar tudo de material que está presente no ambiente de trabalho, como os equipamentos, máquinas, móveis, ferramentas e até mesmo documentos, assim, mantendo apenas o que é necessário e descartado o que não serve ou não faz sentido mais dentro do espaço. 

Seiton

O Seiton é traduzido como o senso de organização. Depois de aplicar o Seiri, é necessário organizar as coisas que restaram de maneira detalhada. 

O objetivo é arrumar o ambiente de trabalho, colocando cada coisa em seu lugar, de forma que fique de fácil acesso e que nada se perca. É recomendado, por exemplo, colocar materiais mais usados no dia a dia em locais mais visíveis.

Seiso

O Seiso diz respeito ao senso de limpeza.

Um ambiente limpo, higienizado e bem conservado faz toda a diferença para garantir um ambiente de trabalho mais organizado e adequado.

É importante ressaltar que a limpeza é responsabilidade de todos os que trabalham na organização, ou seja, cada colaborador deve ser responsável por manter uma boa manutenção dos espaços.

Seiketsu

O Seiketsu é o senso de normalização.

Significa tornar tudo o que foi implementado, como organização, limpeza e utilização, um novo padrão. Ou seja, é fazer com que sejam regulares e não uma atividade feita uma vez só. 

Padronizar tem a ver com atribuir tarefas, criar agendas, cronogramas e instruções para que essas atividades se tornem rotina dentro da empresa. 

Shitsuke

Depois de tornar as medidas padrão dentro da empresa, é necessário implementar o senso de disciplina, o Shitsuke. Nesse momento, as atividades se tornam regulares, sendo importante que todos os funcionários saibam como manter esse padrão e que eles sejam atualizados sempre que for preciso. 

 

Como implementar a metodologia 5s?

Depois de saber o que é esse sistema, não parece difícil implementar a metodologia 5S na prática não é mesmo?

Realmente não é complicado, mas é necessário que os gestores consigam traçar um plano bem elaborado e que os colaboradores se comprometam a ajudar.

Para implementar a metodologia 5S, é possível seguir alguns passos.

Faça uma análise do ambiente de trabalho

Antes de implementar a metodologia 5S propriamente dita, é preciso que os gestores entendam com detalhes como anda a organização da empresa, quais os problemas que ela enfrenta, o que precisa ser mudado e qual seria o cenário ideal. Esse primeiro entendimento dos processos é essencial para saber por onde começar.

Comece a implementar a metodologia 5S uma por uma

Para atingir um sistema de gestão de qualidade por meio da metodologia 5S, é necessário aplicar cada um dos “S” separadamente.

Fazer perguntas ajuda bastante para começar a implementar a metodologia 5S. Por exemplo, começando pelo Senso de Utilização, pergunte-se qual é o propósito de cada item, quando ele foi usado pela última vez, com que frequência é usado, se ele realmente é necessário, etc. 

Já para o Senso de Organização perguntas como quais pessoas usam quais itens, qual a frequência de uso, como agrupar cada item, que espaços seriam mais lógicos para colocá-los, como adequar a organização à ergonomia, entre outras. 

Para o Senso de Limpeza, a dica é disciplinar os colaboradores a manterem os espaços limpos, indicando como cuidar de cada equipamento, como fazer a higienização etc. 

Na prática, o Senso de Normalização pode ser o que mais leva tempo para ser implementado, então, é necessário relembrar sempre os funcionários dos novos padrões. Isso pode ser feito com marcações e instruções visuais, por exemplo.

Treine a equipe

Os funcionários são parte essencial de um sistema de gestão de qualidade, por isso, é essencial fornecer treinamentos que auxiliem a equipe a praticar esses novos valores. Isso faz parte do quinto S, o Sendo de Disciplina. 

Mudanças nunca são feitas do dia para a noite, é necessário um certo tempo para que todos se acostumem a implementar a metodologia 5S e consigam desempenhar seu papel de maneira natural e rotineira. A participação da equipe em medidas interessantes melhora o engajamento.

Importância de um sistema de gestão de qualidade

Um sistema de gestão de qualidade traz inúmeros benefícios para a empresa e também para o bem-estar da equipe, por isso, implementar a metodologia 5S faz toda a diferença. 

Processos bem definidos e um espaço organizado geram maior engajamento e comprometimento dos colaboradores, o que impacta diretamente na produtividade, tomadas de decisão, nos resultados e, inclusive, na percepção dos clientes. 

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